日本做生意:常見新手 6 大誤觸地雷

在這五年非常榮幸陪伴二十多家台灣及國際新創,有機會接受東京、福岡及沖繩等地方社群及市縣府的合作和邀請,因此累積了點點滴滴的珍貴心得,一次整理給大家。這也是為什麼每次我們出發前,必定會舉辦兩個小時的「行前說明會」,就只為了讓參與者進行名片和禮物的交換演練。

這次的分享,除了為八月即將舉辦的「三週線上加速計畫」暖身外, 希望能協助大家在拓展日本業務時, 第一時間就能建構正確的起步。每件事情都能100%的付出,以「達人」的精神,來擁抱學習日本商務模式背後的觀點,超越表面的SOP、和觀光客身分,增加對日本的認知。

(iiiNNO Startup Tour Delegation @ Fukuoka Growth Next with Fukuoka City Mayor Mr. Soichiro Takashima)

常見的六個新手容易觸的地雷 (也就是日方會感到很惋惜或殘念的六大狀況)

#1: 請勿以「借用」對方的翻譯人員,來準備關鍵的會議

我們去日本藥妝店或觀光勝地的時候,只要禮貌提出,當地的工作夥伴可能很樂意來擔任日語翻譯,給予協助。然而在預備日本會議時,尤其是第一次見面或參加重大的會議,務必要在當地請一位、或在台灣找一位,懂日語及文化的成員一起參與會議。重點是在「盡最大努力的」誠意和動作,對於日本夥伴而言,這個舉動是展現對會議的重視及認同。

有關日語翻譯人員,對於第一次和日本夥伴接觸的人來說,我們可以理解其時間上或費用上等考量,或甚至對會議準備前期過程的不熟悉,而導致有負面的口吻,如「有那麼嚴重嗎?」、「不是去和對方說一聲:”借一下”就好了嗎?」。

有時候就是這個狀態,以為沒什麼,最後連會議都可能被取消。 我們就聽過好幾次很可怕及可惜的故事在會議前五分鐘發生了。 人都飛到了日本,人也到了對方公司的一樓,就因為向拜訪單位提出要借用翻譯人員,使得會議臨時被取消。

#2: 誤判了「早上5點吃拉麵」的機會,還真的以為是大家肚子餓

在這,我要非常感謝日本的貴人,在我第二次去日本參加新創大會的VIP Party,隔天收到私人邀請。當時也是我第一次體驗在日本唱歌的場合。 當時已經接近早上四點了,關鍵人問大家是否有意願早起去吃拉麵,當時多數夥伴都說,明天一早還要開會,就不去了。

我很幸運,當時的我感受到這並不只是肚子餓的邀請,所以立刻答應並開心接受邀請。 事後才很震驚地經歷接下來所發生的事情。 當我們一起往餐廳出發, 我的貴人對我說「恭喜」及「感謝你」,並告訴我—你沒有以觀光客的態度來看待這一切。 經過十分鐘路程的慢步行走,我們到了只有當地人才知道的知名地點, 和第一次認識的夥伴互相交換名片。 當時,讓我感到很驚訝的是,對方有的任職於日本大科技公司、有的是創投副總。 我們拍下了自拍, 到現在,我們還有一起合作及聯繫。

如果當時我真的很睏,也真的不餓,那一定要去嗎? 如果是我投資的團隊及參加我們輔導計畫的創業者, 我一定會特別說明這個文化,並納入「拉麵情境 」,作為團隊未來在日本在地化可能性的評估指標之一。

#3: 對於「感謝」的認知,只停留在當下或禮貌

這個可能是最難解釋及詮釋的點,因為和自己的成長環境和文化有關。 有人說,日本朋友像是電梯式、及三年後寄送一個具有回憶的小禮物,雖然很感人,但還是超出了理解或習慣的範疇。甚至有人提出這樣的行為是不是真的出自內心,還是照本宣科的業務手法呢?

對我來說, 也許我小時候是在偏日式教育的環境下長大,因此感謝及致謝,都比較接近日式 。其實在台灣有些大集團的企業或重視文化傳承的家庭,也會非常重視表達感謝—如何讓對方留下深刻的印象。對於新創公司,我給予的建議就是,只要心念正確,盡力而為就會非常棒了。 說的更清楚一點, 只要你展現出比常見的國外創業者多一份心,其實都會被看見。

如果真要深耕日方關係的朋友,那這件事情就會成為自我修煉的功課。例如:

  1. 在日本市場獲得成功之後,是否會回過頭來,在公開場合誠心感謝當初協助的夥伴們?
  2. 是否將會把你的感謝,呈現在自己的 Blog 或 PPT 簡報裡?
  3. 是否會惦記著當初陪伴、和你一起吃拉麵的前輩及夥伴呢?
  4. 對方的開幕或重要的婚禮,是否會積極表達參加的意願?

#4: 在日本商務的時段,只停留在表訂「時間表」

日本朋友是很細膩的, 從下飛機、到回程上飛機前,都有可能是關注的重點。很多時候,我們會用西方或台灣的方式來詮釋在日本的商業進行方式。

以我們所舉辦的 “新創 Startup Tour-Japan” , 有二十多家新創公司參加, 晚上的行程從 10pm 到 5am, 我們都會說是開放的。如果我們整體的表現不錯, 隨時都會接受到邀約,這個邀約有可能在出發前,也可能在每天的行程中。

一趟五天行程, 通常能增加 30-50 位在 Facebook 或 LinkedIn的在地新朋友,因為我們在互動的過程,絕對不是把 “觀光購買” 當作主要的環節。

有好幾次看到在日本的最後一次 farewell party 及 after dinner,團隊並不知道有重要的 VIP 會在無預警的情況下出現,而提早離席,因此錯過了交流及拍照的機會。 很可惜是在對於整個日本拜訪的行程中,錯過了細節的規劃。 (真的很可惜!!!)

#5: 交換拿名片時,很隨意的完成了儀式

以下列出了幾個會讓人嚇兩跳,以及讓日方感到疑惑的點:

  1. 收到名片,沒有把名片放在手上,而是很自然的放入口袋。
  2. 在交換名片的當下,用單手取得對方的名片,或是在遞送自己名片的時候,把自己名片拿得比對方名片還要高。
  3. 收到名片時,不習慣好好的閱讀對方的名字,尤其在當下發現可能無法正確的唸出對方的姓名,而沒有禮貌的請教對方正確的念法。
  4. 忘了見面禮,或沒有在這時候拿出來送給對方。
  5. 忘了把對方名片放整齊,或以職級,或依對方的座位順序,好好的擺放在桌上,並用正確的方式嘗試唸出對方的名字。

#6: 還真的以為日方是故意拖延時間,讓整個洽商的程序變長

其實日方準備的細膩度和深度,大於大家的想像。 也許會認為,有時真的是多想了,也可能會不如大家的期望。關鍵就是這些細膩的準備及多想的籌備過程, 是在日本工作及生活、和日方合作的必經之路。

我們幾年前受日方政府委託在台灣舉辦海選及說明會。 針對日方 VIP 在台灣開會,除了要演練,連每個關鍵的環節都需要 back-up plan A、back-up of backup plan A/B/C,這樣的規劃方式的確在台灣比較少見。 從翻譯的準備—日翻中、英翻日、英翻中,確保從三個面向都能精準掌握到所要表達的詞句。

如果一開始和對方的互動是這樣的細膩度,反而會感到溝通的速度加快,而不是感到拖延。

總結

  • 第一,以「不造成對方困擾」為最高原則,來規劃任何事情。
  • 第二,禮物是重要禮儀,表達對對方的思念及關心;並在換取名片時,送給對方。
  • 第三,一切以嚴謹且盡力的心態去完成,不要輕忽每個環節。
  • 第四,不是不能安排自己的 Me time,例如去逛街 shopping,而是要把商務的事情盡可能完成後,再來進行。
  • 第五,感謝是一輩子,從內心出發。

#iiiNNOGlobalImpact #JapanMarketAccess

(iiiNNO資源區)

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